服务第19届东盟博览会工作所感

来源: 柳州市外事办公室  |   发布日期: 2023-03-06 17:40    |  作者: 陈聪

为期15天的借调服务东盟博览会的工作终于圆满落下帷幕,在此简要分享我的所感所得以及成长收获。 

一、学习如何统筹协调,应对各方;把握细节紧跟工作节奏:在自治区外事办工作的这段时间,我提高了自己的工作悟性。因为我们组接待成员少,只有我和组长两个人,在我身上的担子就更重些。与我之前接触的接待工作有所不同,东盟博览会接待工作更加繁琐、接待级别更高、时间和安排更加复杂。有时,要同时对接好几个部门,甚至好几个单位来确认同一个行程,需要我对于行程安排了如指掌,精确到各个时间点,贵宾在哪个门上下车,司机在哪里待命等等各种细节;各组在分工上也要明确,收到最新信息时也要及时与组员共享、沟通。在贵宾对推荐参访路线提出异议时,如何高效与其沟通协商也是一门需要“悟”的艺术。

其实,我原本以为工作能够按部就班、循序渐进,但实际并非如此。具体的工作往往多、繁、杂,每个组各司其职、分工明确,大家都分身乏术。大多数情况下,正在处理的事情还没出结果,下一件事情就已经交到你的手上,这时候学会时间管理,区分轻重缓急就十分有必要了,提前预判接下来的工作,对于释放压力也不失为一个好方法。

二、从两个小插曲来分析系统工作中容易忽视的细节:

第一件事是证件制作延后。由于沟通上出现纰漏,督促上有了疏忽,导致材料缺失、制证失败,且未通知到位,贵宾抵达当天仍未收到证件,影响了通行。这个插曲给我们组带来了不小的打击。从这件事我领悟到了细节决定成败,自己要有掌握大局的眼光,对于可预见或不可预见问题都要有设想、准备Plan B。

第二件事是开幕大会当天的口罩佩戴。原先的通知是佩戴印有会标的指定颜色口罩。但在开幕大会前一天,有贵宾提出是否可以佩戴普通口罩。当时我还不理解,直到晚上十一点礼宾组重新配发普通医用口罩后,我才缓缓明白这可能涉及外事礼仪。主办方提供的印有会标的指定口罩是基于统一、扩大宣传效果来考虑的,但是指定颜色、款式,却忽视了和各国与会者的有效沟通。这些小细节,生动诠释了“外事无小事”。

这次的经验也让我深刻感受到了平时工作中,办领导对我们年轻干部的督促、体恤及照顾,在到了更广阔的平台体验后,能够不失本真,不断开辟新的工作思维,助推自己成长,过程中当然也因为委屈、压力大而哭过,也因为交到很多朋友而笑过,但一切都在外宾临走前与我握手、向我们这次周到贴心的接待表示感谢的时候而慢慢释怀了。