公务员外事礼仪 | 参观考察活动的组织

来源: 《新编公务员外事礼仪》  |   发布日期: 2022-08-12 10:47   

无论是访问还是旅游,外宾都会要求参观、游览一些项目或景点。那么如何妥善地组织安排参观考察活动呢?

一、参观考察项目的选定

1.参观游览项目的选择,主要考虑几方面因素:根据访问目的、性质,特别是对专业团组,安排参观时更要突出针对性,使每一次参观游览能够最大化地发挥效益。

2.要结合客人的意愿、兴趣与特点安排,避免活动开始后,客人因不了解、兴趣不高影响参观效果,对接下来的进一步合作也会产生不利的影响。

3.从参观考察目标来说,可以根据双方合作意向,对一些项目进行专业考察;也可以游览、放松为目的,参观游览一些著名的景区、景点。

二、活动的安排布置

1.项目确定之后,应做出详细计划。在一些细节和某些具体要求确定下来以后,应向接待单位交代清楚,并告知全体接待人员,以便做好前期接待准备。这样便于大家主动做工作,也便于处理参观过程中出现的临时情况。外宾参观单位不要自行悬挂标语、国旗等,而是应由接待单位安排。

2.按照国际交往礼节,外宾进行参观游览,一般都由身份相同的中方人员陪同。陪同人员不需要太多,但是对参观考察的目标一定要了解和熟知,随时可以解答外宾提出的疑问,出现问题能够及时地与接待单位进行有效沟通。

3.介绍情况要实事求是,数字、材料要确切,但对于需要保密的内容则不要介绍。参观项目的基本概况尽可能事先印成书面材料发给外宾。这既能节约介绍时间,让客人多实地观看,又可以让客人提前对项目有所了解,参观起来印象深刻,效果更好。

三、参观考察活动的注意事项

1.时间安排不要过于紧张,应相对宽松一些。避免外宾短时间内跑很多地方,但是每个地方印象都不深刻,反而得不偿失。

2.根据实际情况可以多准备一套参观考察方案备用,避免在出现特殊情况无法按原计划进行参观游览时没有应对措施。充分考虑到可能出现的问题,防患于未然,是外事礼仪工作的基本要求。

3.在接待外宾进行参观考察期间,可以根据来宾需要,在紧凑的参观考察之余,适当给外宾留出一部分时间,方便外宾处理一些个人事务。

4.工作人员在陪同外宾参观考察时,一定要注意个人的礼仪形象,言谈举止要文明,不要乱丢垃圾,更不能随地吐痰,因为陪同人员的一言一行代表的是整个接待方的形象。

5. 参观考察地点的宣传口号、标语要适当,避免因为文化差异引起外宾误会,从而对接下来的洽谈与合作造成不利影响。同时要对考察地点的工作人员提前进行培训,使其了解一些基本的外事礼仪常识,如注意着装,举止文明等。

案例分析:宣传条幅引起的误解

2003年,一个法国企业代表团到中国某地进行参观考察,洽谈合作事宜。该企业门口挂着一条巨大的横幅——“全员齐心协力,打击盗窃行为”,企业的本意是增强大家的防盗意识,同时对极少部分盗窃人员起到震慑作用,降低企业不必要的损失。但是当外宾了解到条幅内容后,诧异地问道:“难道你们企业的盗窃行为这么严重吗?这可真是糟糕!”

虽然整个考察过程中方都以礼相待,但法国代表团对那个宣传条幅印象深刻,最终对与该企业进行合作的评估结果很不理想,合作也就无法进行下去。

四、送别参观考察人员的注意事项

1.安排交通工具。了解来访宾客的离程时间,要及早预订机票、车票或船票,安排送行人员和车辆。

2.赠送交换纪念品。迎来送往过程中,往往需要在适当的时候向对方赠送礼品以沟通感情。作为接待方,一般选择客人动身离别前赠送纪念品。纪念品要价廉物美,一般选择当地特产作为礼品为佳。

3.为宾客送行。根据车次、航班的时间,及时与负责行李的部门、人员约定提取行李的时间,并通报客人递交行李的时间,到达机场、车站后要安排好客人等候休息,办理好有关手续后将有关证件一起交给客人。